WEB会議のコツと注意点｜テレワーク時代のコミュニケーションを円滑にする１３の方法

コロナは私たちの仕事の仕方にも大きな影響を与えています。

その一つがリモートワークを始めとした新しい仕事の仕方です。

今回はリモートワークに必須のWEB会議について、マナーを守って快適にコミュニケーションを可能にする方法をお伝えします。

WEB会議は対面とは違うコツがあります。

この記事を読めば、WEB会議のコツをしっかり押さえることができるので、リモートワークの質が高まるでしょう。

この記事（WEB会議のコツ）を読めばこんなことが分かります

WEB会議コツは大きく３種類あります

WEB会議開催のコツは大きく３つの種類があります。

具体的にはこのようなコツとなります。

①事前準備

WEB会議は開催時間と終了時間が明確に決まっていることが多いため、予定通りの時間から会議を開始することが大切です。

オンラインの接続がしっかりできていることや資料の共有など、対面による打ち合わせに比べ事前準備に関しては少し工夫が必要になります。

②コミュニケーションの取り方

WEB会議は音声のみで開催する場合は特にコミュニケーションに支障が出やすいと言われています。

関係者全員が適切に会議に参加できるよう、コミュニケーションには意図的に押さえておく必要があるコツがあります。

身振りや手ぶり、話の振り方など様々な方法があります。

③マナー

WEB会議は離れた場所（自宅や外出先）で行われるものであり、生活空間や生活音など参加者のプライベートが垣間見えてしまう可能性が高くなります。

また、画面共有している場合は個人のデスクトップが参加者から見られることもあるので、特に気を付けた方がよいでしょう。

参加者全員がイヤな思いをしないためのWEB会議だからこそ必要になるコツがあります。

WEB会議のコツ①：　安定した接続環境

ＷＥＢ会議を上手に進めるコツとして、まずは安定した接続環境が必要です。

会議開催で特に『開催者』となる場合には、自分の接続が切れた時には会議全体のネットワークが一旦終了になるため、接続環境には特に注意が必要です。

普段は無線環境で接続していたり、自宅のWi-Fiなどで仕事をしていると思いますが大切な会議を開催する時は有線接続にすることをオススメします。

自宅のWi-Fi環境が不安定な時は、会社が許容しているのであれば社用携帯のテザリング機能を利用して接続すると通信品質が安定する場合があります。

接続テストは開催前になるべくやっておくことで、会議がスムーズにスタートできるので安心です。

WEB会議のコツ②：　資料の事前送付

WEB会議では資料の共有を行うケースが多いと思います。

紙資料を配布する機会自体が減ったため、今後はWEB会議で資料を共有した後にお客様へ資料データを送付するようなやり取りがますます加速するでしょう。

資料の投影は音声のみ通話に比べてどうしてもネットワーク帯域が必要になります。

仮に自分のネット接続のスピードが良好でも、相手側のネット環境が不安定だと、投影された資料が見えないというケースがあります。

報告資料や数字のデータが必要な会議は資料無しで進めることが難しいです。

このため、事前送付可能な資料については、会議の参加者には事前に送付しておきましょう。

WEB会議の動画機能が落ちても、ローカル（自分のＰＣ）で資料を見ることができれば音声のみでも最悪会議ができます。

WEB会議のコツ③：　会議情報の通知

リモートワークが普及しだしてから、WEB会議の開催機会が格段に増えたと思います。

オンサイト（現地訪問）と違うのは、移動時間が考慮されていないため、会議と会議の間にスキマ時間がなく常に忙しい方もいらっしゃるかもしれません。

そのため連続して会議に参加することも普通だと思いますが、ここにもWEB会議に特有のコツがあります。

社内ミーティングの場合などはWEBのスケジュール管理などで、会議情報（接続先URLやパスワード情報）が保存されていることが多いでしょう。

しかし会議がお客様を含めて行われるものであれば、ちょっとしたコツが必要です。

会議の開催当日あるいは直前に、改めて会議情報を再送（再案内）すると親切です。

社内関係者の場合には、Teamsなどのチャットが利用できるのであれば、チャットもしくはメールで会議直前に案内を出してあげると喜ばれます。

随分前から予定されていた会議であれば、会議当日になって会議情報のメールがどこにいったか探せないことはWEB会議あるあるなので、こうしたコツをつかんでおくと仕事がスムーズになるでしょう。

WEB会議のコツ④：　ゴールの共有

WEB会議では相手とじかに接していないため、会議を進めていても結局何をゴールとすべきかが途中で分からなくなるケースがあります。

特に絶対的なリーダーがいないようなメンバー間だけの会議であればその傾向が強く、せっかくみんなで集まっても無駄な時間になってしまう可能性があります。

そのため会議開催時には、会議の開催者が当日のアジェンダ（話をすべき事項）と会議のゴールを会議開催前に明確に共有することが重要です。

これは対面のミーティングでも同じことが言えますが、特にWEB会議には会議をしっかり進めるコツとなるでしょう。

WEB会議のコツ⑤：　司会進行役の設定

WEB会議は対面と比べて人との距離感や雰囲気が掴みにくいため、あらかじめ司会進行する役割の人を決めておくことがコツです。

この司会進行役はファシリテーターと呼ばれます。

ファシリテーターが司会進行をしながら、会議の参加者全員が意見を出し合えるように話を振ったリすることがWEB会議の円滑に進める重要なコツです。

WEB会議では目を合わせたり、譲り合ったりすることが対面に比べて難しいため、ファシリテーターは必ず設定するようにしましょう。

WEB会議での無言はかなりツラいです。

全員が遠慮せず闊達にコミュニケーションが取れるような工夫が大切になります。

WEB会議のコツ⑥：　意図的なアイスブレイク

WEB会議が主流になってよく言われることは、会議が『会議の目的だけを達成』するだけになりがちだということです。

対面の会議は雑談したり、会議目的以外の仕事の話がしやすい傾向があり、WEB会議と比べ良い意味で『話が散漫』になると言えます。

WEB会議は必要最低限の会話だけになったり、リラックスして話をしにくいと指摘されることが多いようです。

そのため、会議の開催時に意図的にアイスブレイクを入れると、その後の会議がリラックスムードで進みやすくなります。

アイスブレイクとは、緊張をほぐして和やかな雰囲気を作ることでコミュニケーションを取りやすくするための手法を意味します。

アイスブレイクは日常の話でも天気の話でも、何でも構いません。

皆の気持ちが少し和らげばそれだけで十分に効果があります。

会議の終わりに雑談するのは、参加者のその後のスケジュールを考えると時間が取りにくいのでアイスブレイクは会議の初めにすることがWEB会議のコツです。

WEB会議のコツ⑦：　議事録の取り方

リモートワークとWEB会議の普及によって会議の開催回数は劇的に増えた人は多いと思います。

毎回議事録を取る必要はないと思いますが、会議が多くなった分、議事録があると便利ではあります。

議事録係はファシリテーター以外が担当し、会議の開催前には事前に決めておくことがWEB会議のコツです。

また、SNSの機能をうまく使った議事録の取り方もあります。

MicrosoftのTeamsを利用すれば、Teams上で開催された会議を自動録音することができます。

また、One Noteを利用することで、定期的な会議ルームに紐づけた議事メモをクラウド上に保存することができ、権限さえあれば誰でも自由に過去の議事録を見ることができます。

定例会などの会議であれば、One Noteなどの共有機能で議事録をフォルダごとに共有すると大変便利です。

WEB会議のコツ⑧：　時間管理

WEB会議開催のコツで大切なものにこの時間管理が挙げられます。

対面による会議であれば、会議終了後に移動などが入るため、会議が予定より少し伸びても途中退出しなくても対応できる（あるいは対面であるが故に途中退出しにくい）ケースが多いでしょう。

しかしリモートワークが主流になる中でスケジュールの共有が簡単にできるため、自分の知らないところで勝手にWEB会議をスケジュールされる機会も随分と増えていないでしょうか。

そのためWEB会議は３０分や１時間単位で３枠、４枠と続く人も多く、会議の終了時刻を守る必要性が以前に増して高まっています。

そのため、リモートワーク時代のWEB会議のコツは時間管理です。

いかに予定時刻通りに会議を開催し、終了時刻を過ぎず会議の目的を達成するという事が対面のミーティングよりも重要になります。

WEB会議のコツ⑨：　相槌や身振り手振り

WEB会議はカメラをONにしていたとしても上半身しか映りません。

表情やしぐさも読み取りづらいのは、対面ミーティングに比べても明らかです。

カメラをOFFにして音声会議だけの場合に頼りになるのは声だけです。

そのため、会議中には『うんうん』とうなずいたり、『なるほど』『そうですね』などの相槌はWEB会議を進めるコツです。

こうした小さな積み重ねが円滑なコミュニケーションにつながります。

WEB会議に搭載されている『いいねボタン』や『手を挙げる』などの機能を活用することも有効です。

大人数の会議や、聴講することがメインの会議では、一人一人が『発言』する機会が限られます。

WEB会議ならではのこうした機能をうまく活用することも、コミュニケーションを活性化するコツです。

WEB会議のコツ⑩：　カメラのON/OFF設定

WEB会議のカメラは会議の重要性に合わせてON/OFFを切り替えると思います。

WEB会議をうまく進めることはWEBカメラを上手に使う事です。

しかし、リモートワーク環境下では、自宅で仕事をしているケースが多いため、個人のプライベート空間が垣間見えやすい状況になります。

そのため、WEBカメラを利用した会議をする場合は、事前に『カメラはONでお願いします』と伝えておくことが無難です。

また、WEB会議のシステムによっては、会議システムに接続するユーザーが入室したタイミングで会議開催者が強制的にカメラをONにできる機能があります。

事前にカメラONの会議という案内をしていない場合には、カメラはOFFで入室してもらうような配慮をしてあげましょう。

女性、男性、一人暮らし、子育てしながら、みんな様々な環境で仕事をしています。

PCの向こう側の画面には、参加者の日常生活が映し出されることになりますので、個人のプライベートには配慮しましょう。

WEB会議のコツ⑪：　個人的な質問は控える

WEB会議では相手のマナーに配慮することも会議をうまく進めるコツです。

WEB会議をしていると相手の生活空間、生活音や子供の声などを見たり聞いたりする機会が増えます。

思わず相手のプライベートなことに興味を持つきっかけになるかもしれませんが、個人的な質問などは控えておくべきでしょう。

特に立場が上の人から下の人へのパワハラ・セクハラまがいの発言や、異性間でのハラスメントに受け取られかねない質問などは意識的に控えるように気をつけましょう。

自分にそのつもりがなくても、相手を不快にさせてしまうことはあるものです。

特にWEB会議のような直接コミュニケーションが取れない環境下では、『発言が全て』となってしまいがちです。

直接コミュニケーションを取れる場合は、表情や空気を読みながら話もできますが、WEB会議ではどうしてもそこが難しいです。

そのため、自分は大丈夫とタカをくくらずに、意識的に相手に配慮するという気持ちを持つことがWEB会議を進めるコツと言えるでしょう。

WEB会議のコツ⑫：　セキュリティ設定

WEB会議が広がるに連れて、ハッカーなどの攻撃は今後ますます増えることでしょう。

そのため会議を通じたデータや音声のやり取りには注意が必要です。

セキュリティに関する設定ができるのであれば、極力機能を利用するようにしましょう。

会議には最低限パスワードを付ける、投影のみといって機密情報を安易に移さない（スクショを撮られる可能性も）、といったセキュリティに対する意識をしっかりと持っておきましょう。

WEB会議のコツというより、問題を未然に防ぐ行動ですね。

WEB会議のコツ⑬：　SNSはOFFにしておく

WEB会議をうまく進めるコツの最後はSNS（チャット機能など）をOFFにしておくことです。

チャットやメールのポップアップは、WEB会議の画面共有機能を利用していると自分も相手も気になります。

大事な会議（お客様との会議は特に）の時にはポップアップ機能やSNS自体をOFF（サインアウト）しておきましょう。

ポップアップが気になるだけならまだいいのですが、チャットの相手によっては誰かを批判したり仕事と関係のないふざけた内容を送ってくる人もいるかもしれません。

自分はこうしたことに関与していなくても、内容を見てしまったWEB会議の参加メンバーに不信感を根付かせる可能性もあります。

また部門や立場に限定される情報などもチャットやメールでは飛び交います。

こうした情報はWEB会議のメンバーには共有できないこともあると思いますので、SNSやメールはポップアップ機能を外すか事前にサインアウトしておくことをオススメします。

WEB会議のコツと注意点｜テレワーク時代のコミュニケーションを円滑にする１３の方法

いかがでしたでしょうか。

テレワークを活用した働き方は今後ますます活発になり、それに伴うWEB会議の機会も増えていくでしょう。

WEB会議は便利な手段ですが、コミュニケーションを円滑に進めるためにはコツが必要です。

今回の記事のまとめです。